貨物存放位置安排
庫房?jī)?nèi)部貨位安排應(yīng)該合理,以保證貨物進(jìn)出方便、存取迅 速。各類貨物都應(yīng)根據(jù)要求放在固定的位置,任意亂放不但取用 不便,而且容易被遺忘,同時(shí)也給盤存工作增加了難度。
不同類別的貨物應(yīng)安排在不同的貯存區(qū)域或庫房?jī)?nèi),對(duì)于有氣味的或者易于吸收氣味的食品原料要進(jìn)行密封處理,單獨(dú)存放, 避免串味。
為了便于倉庫保管員查找各類貨物,可在庫房的門邊張貼標(biāo)有各類貨物貯存位置的平面圖。對(duì)于存放貨物較多較雜的庫房可用“四號(hào)定位法”確定貨物存放位置,即用四個(gè)號(hào)碼分別表明貨物在庫房中的位置,這四個(gè)號(hào)碼依次代表庫號(hào)、架號(hào)、層號(hào)及位號(hào)。
這種方法既便于存貨發(fā)貨、清倉盤點(diǎn),也便于新手較 快地熟悉庫存業(yè)務(wù)。對(duì)于包裝比較規(guī)范的箱、瓶、罐、盒裝貨物,可分類后采用 “五五擺放法”,即以五為計(jì)數(shù)單位進(jìn)行碼放,按照“五五成堆、五五成行、五五成排、五五成串、五五成捆、五五成層”安排貨物, 這樣做整齊美觀,便于清點(diǎn)發(fā)放。
貨物發(fā)放
貨物發(fā)放就是倉庫根據(jù)生產(chǎn)需要,按照領(lǐng)料單發(fā)放庫存貨物。對(duì)貨物發(fā)放管理的目的是保證生產(chǎn)供應(yīng),準(zhǔn)確記錄用料成本,控制用料數(shù)量。
倉庫發(fā)放貨物的程序?yàn)椋?/strong>
(1)由各部門的領(lǐng)料人填寫領(lǐng)料單,寫清需領(lǐng)用貨物的品名、規(guī)格、單位、數(shù)量等,并簽上自己的姓名。若領(lǐng)料單 剩有空欄,應(yīng)劃斜線將其注銷,以免他人冒填、冒領(lǐng)。領(lǐng)料單填好后,報(bào)審批人簽字,審批人簽字后,領(lǐng)料單即可生效。
(2)倉庫保管員憑審批人簽字的領(lǐng)料單進(jìn)行貨物組配。由于包裝等原因,實(shí)際發(fā)放量與申請(qǐng)量之間可能有差異,因而發(fā)放數(shù)量填寫在實(shí)發(fā)數(shù)量欄內(nèi)。
(3)保管員在領(lǐng)料單上簽名表示領(lǐng)料單上的貨物已經(jīng)發(fā)放。領(lǐng)料單一式三份,一份隨原料返還領(lǐng)料部門,一份由倉庫轉(zhuǎn)給成本控制管理人員,一份倉庫留存作為發(fā)貨依據(jù)。
(4)填寫倉庫貨物發(fā)放日?qǐng)?bào)表,為保證倉庫管理人員有充分的時(shí)間整理倉庫,檢查各種貨物 的貯存情況,提高工作效率,要規(guī)定倉庫的每天貨物發(fā)放時(shí)間,實(shí)行定時(shí)發(fā)放。也可規(guī)定領(lǐng)料部門提前遞交領(lǐng)料單,使倉庫保管員有充分時(shí)間提前準(zhǔn)備,避免和減少差錯(cuò),同時(shí)也便于倉庫的管理工作。
庫存盤點(diǎn)
庫存盤點(diǎn)就是指全面清點(diǎn)倉庫的庫存貨物,檢查實(shí)際存貨量是否與賬面數(shù)相符。
盤點(diǎn)的目的是弄清庫存貨物的準(zhǔn)確信息,確 定所需貨物的采購量,提供餐飲成本控制的依據(jù),加強(qiáng)庫存貨物管理,防止人為損失和偷竊。正常情況下,盤點(diǎn)工作每月進(jìn)行一次,通常在月末進(jìn)行。對(duì) 于規(guī)模較大的倉庫,可以每周對(duì)某一分庫或某一部分貨物進(jìn)行清點(diǎn),月末再將所有貨物清點(diǎn)一遍。
庫存盤點(diǎn)一般要求由兩人以上的有關(guān)人員共同完成,這樣可以加快盤存速度,使盤存數(shù)較為準(zhǔn)確。盤點(diǎn)時(shí)要填寫庫存貨物盤存表,發(fā)現(xiàn)實(shí)際庫存與貨物庫存卡不相符的,要進(jìn)行復(fù)查,并找出原因。如屬正常損耗。
按企業(yè)有關(guān)規(guī)定處理,否則, 要及時(shí)匯報(bào)并采取相應(yīng)措施,甚至報(bào)警。
盤存人:庫存盤點(diǎn)不僅是對(duì)貨物的數(shù)量、金額進(jìn)行核實(shí),還應(yīng)通過盤存,檢查庫存貨物的貯存情況,對(duì)貨物進(jìn)行分類、調(diào)整堆碼等等。為了庫存盤點(diǎn)既迅速而又不出現(xiàn)遺漏,庫存貨物盤存表上的貨物次序應(yīng)與貨物存放次序相一致。
對(duì)庫存貨物實(shí)地清點(diǎn)后,要計(jì)算出庫存貨物的價(jià)值,并通過計(jì)算庫存短缺率和周轉(zhuǎn)率,評(píng)估庫存管理的效率,其計(jì)算方法如下:
(1)庫存貨物的計(jì)價(jià)方法
①實(shí)際進(jìn)價(jià)法:即按貨物的實(shí)際進(jìn)價(jià)對(duì)庫存貨物的價(jià)值進(jìn)行 計(jì)算。
②先進(jìn)先出法:即先購進(jìn)的價(jià)格,在發(fā)貨時(shí)先計(jì)價(jià)發(fā)出,而 月末庫存則以最近價(jià)計(jì)價(jià)。
③后進(jìn)先出法:即后購進(jìn)的價(jià)格作為發(fā)貨時(shí)計(jì)價(jià)的依據(jù),但 發(fā)貨時(shí)仍堅(jiān)持“先進(jìn)先出”原則,只不過價(jià)值計(jì)算采用后進(jìn)先出 法。
④平均價(jià)格法:即將全月可動(dòng)用貨物的總價(jià)值除以總數(shù)量計(jì)算出平均單價(jià),再按平均單價(jià)計(jì)算其價(jià)值。
⑤最后進(jìn)價(jià)法:即一律以最后一次進(jìn)貨的價(jià)格來計(jì)算月末庫存貨物的價(jià)值。上述五種計(jì)價(jià)方法各有利弊,企業(yè)要根據(jù)財(cái)務(wù)制度和庫存管 理制度選定一種計(jì)價(jià)方法,并統(tǒng)一按該計(jì)價(jià)法計(jì)算,不得隨意變 動(dòng)。
(2)庫存短缺率的計(jì)算方法按照貨物實(shí)際盤存數(shù)和一定的計(jì)價(jià)方法計(jì)算出倉庫月末實(shí)際庫存額。
為了解實(shí)際庫存額有無短缺,需要對(duì)實(shí)際庫存額與賬面庫存額進(jìn)行比較。
月末賬面庫存額=月初實(shí)際庫存額+本月采購額一本月發(fā)貨總額 庫存短缺額=賬面庫存額一實(shí)際庫存額 月初實(shí)際庫存額數(shù)據(jù)從上月末庫存額結(jié)轉(zhuǎn)而來,本月采購額 數(shù)據(jù)從本月采購驗(yàn)收日?qǐng)?bào)表中采購的貨物金額匯總而來,本月發(fā)貨總額數(shù)據(jù)從本月領(lǐng)料單上的領(lǐng)料總額匯總而來。庫存短缺有合理與不合理之分。
合理的主要有:未完全按實(shí)際進(jìn)價(jià)法計(jì)算領(lǐng)料及庫存貨物價(jià)值,從而帶來人為的金額之差;發(fā)貨時(shí),重量上所允許范圍內(nèi)的誤差;有些貨物會(huì)自然干燥失重。
不合理的有:發(fā)貨不憑領(lǐng)料單或不記賬;發(fā)貨量與領(lǐng)料單申請(qǐng)量不 一致;因管理不善,貨物變質(zhì)流失或丟失、被盜等。按照慣例,庫存短缺率超過1%為不正常短缺,管理人員有責(zé)任調(diào)查原因和被追查責(zé)任。
(3)庫存周轉(zhuǎn)率的計(jì)算方法 庫存周轉(zhuǎn)率反映企業(yè)貨物貯存量是否合理。
庫存周轉(zhuǎn)率大,說明每月庫存周轉(zhuǎn)次數(shù)快,相對(duì)庫 存的消耗來說庫存量較小;反之庫存量較大。
庫存周轉(zhuǎn)率的大小取決于多種因素,一般說來食品原料庫存周轉(zhuǎn)率每月2~4次為 宜。庫存周轉(zhuǎn)率太快,有時(shí)貯備的食品原料供不應(yīng)求;而庫存周 轉(zhuǎn)率太低,又會(huì)積壓資金過多。因此企業(yè)管理人員應(yīng)經(jīng)常分析庫 存周轉(zhuǎn)率,以保持適度庫存。
貨物的安全管理
餐飲企業(yè)的倉庫中存放的貨物多為食品原料,不僅經(jīng)濟(jì)價(jià)值較高,而且直接關(guān)系著客人的身體健康。因此,要加強(qiáng)貨物貯存中的安全控制,為此應(yīng)做到:
(1)倉庫要配備專用鑰匙倉庫鑰匙由專人負(fù)責(zé)掌管,在規(guī)定發(fā)放貨物的時(shí)間內(nèi)才打開庫房,工作結(jié)束后或人離開時(shí)要立即上鎖。庫房鑰匙用后要放人密封套,交由企業(yè)安全部門或有關(guān)部 門保管,拿取、存放鑰匙要辦理登記手續(xù)。備用鑰匙放在保險(xiǎn)箱中,由專人負(fù)責(zé),不經(jīng)經(jīng)理授權(quán)不得使用。如鑰匙丟失,要立即 報(bào)告。倉庫保管員不得私配鑰匙。
(2)嚴(yán)格限制無關(guān)人員進(jìn)入庫房倉庫重地僅允許有關(guān)人員進(jìn)入,其他人員不經(jīng)許可,一律不得進(jìn)庫,領(lǐng)料及送貨人員也應(yīng) 在得到保管員的許可后才能進(jìn)入倉庫。
(3)定期盤點(diǎn)通過盤點(diǎn)實(shí)際庫存、核對(duì)賬目,及時(shí)掌握庫 存的實(shí)際情況,及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題以便采取措施。
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